メールを送る前に
メールは歓迎です。でも送る前に次を見て下さい。

2006.8.20

 職業柄、学生さんからのメールをよくもらいます。メールは意思疎通の重要な手段ですから、基本的に歓迎です。でも、それらのメールのほとんどには答えたくありません。なぜでしょうか。「他人に適切な電子メールを出す時の型」を知らないからです。以下をよく読んで、私のみならず、特に年上や会社に出す場合の参考にしてください。


(1)名乗れ

 教員はパソコンでメールを受け取ります(例外あり)。携帯メールとパソコンメールの違いを知っていますか? 携帯では相手が登録されていれば、メールの発信者がすぐにわかります。でも、パソコンは(今のところ、通常は)それができないのです。つまり本文や件名で名乗らなければ、私はあなたが誰だかわかりません。

(例)(・∀・)/いちよ今日やすみま〜す。んで課題ってなんすか。

 このようなメールが来た場合、私は気分が普通ならば「あなたは誰ですか」と返信します。気分が悪い場合は放置しておきます。気分が良い場合は「受け取りましたが、名前が書いていません。もう1度送って下さい」とします。いずれにせよ、どちらにとっても二度手間です。最初から名乗る習慣を付けましょう。

(添削1)(・∀・)/龍谷達哉です。いちよ今日のゼミを休みま〜す。んで課題って何ですか。

 少しはよくなりましたね。ただ、まだダメです。


(2)メールは丁寧に説明を

 ゼミを休むという重大な(みなさんは重大に考えてないかもしれませんが)話題を、理由を説明しないでブツギリしてはダメです。丁寧に、しかも簡潔に、説明しましょう。単なる嘆願や、調べればすぐわかるようなことを訊くのも非効率です。

(添削2)(・∀・)/龍谷達哉です。おとうさんが緊急入院したので、今日のゼミを休ませてください。んで課題って何ですか。

 だいぶよくなりました。「休みます」とか「締切を延ばします」とか、当然の権利のように主張するのは得策ではありません。メールの表現は冷たい印象を与えるので、へりくだった表現がちょうどよくなります。「休んでもよいでしょうか」、「締切を延ばして頂けるとありがたいのですが」と替えてみましょう。それだけで印象が全く違ってきます。

 相当親しくなってからは別として、顔文字は避けましょう。そして「おとうさん」のような表現を他人に使うべきではありません。また、単に名前だけでなく、所属(経済学史を履修している3年生の、科目等履修生の、卒業生の)も書いてもらえると、誰だかすぐにわかります。


(3)質問はよく吟味して、対象を絞って

 質問するのはよいことです。ただし「掲示板を見れば(友人に訊けば)わかりそうなこと」、「漠然とした質問」「大きすぎる質問」には答える気力が出てきません。 「貨幣とは何ですか」と見知らぬ人に質問されても困ります。

(添削3)ゼミ1の龍谷達哉です。父親が緊急入院したので、今日のゼミを休ませてください。今日の課題は友人に訊いておきますが、それでよいでしょうか?


(4)終わりよければすべてよし

 メールに時候の挨拶はいりません。名乗った後に、すぐに本題に入ります。ただし最後はプラスのイメージを出させる文で終わりましょう。それが短くても構いません。

(添削4)ゼミ1の龍谷達哉です。父親が緊急入院したので、今日のゼミを休ませてください。今日の課題は明日までに友人に訊いておきますが、それでよろしいでしょうか? 暑いですが失礼します。


(5)蛇足

 教員は友人ではありません。特に初めてメールを出す場合は、とにかく丁寧に。ここが普段からできるかどうかが、就職活動で役に立ちます。若者ことばや絵文字・顔文字や省略表現を使うべきではありません。知り合いとなって人間関係ができてから、友人とみなすのは構いませんが。


(6)屋上屋を架す蛇足

 特にパソコンメールで発信する場合、最後に署名欄を付けましょう。住所・電子メールアドレス・直通番号まで書いておくと便利です。それを見て郵送したり、電話をかけたりする場合も多いからです。なお私は日本語版と英語版の2種類持っています。(ちなみに、おくじょうおくをかす、と読みます。)

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小峯敦Komine Atsushi
龍谷大学経済学部 612-8577
京都市伏見区深草塚本67
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